الاجتماعات و المحاضرت الافتراضية

كان يا مكان في قديم الزمان، موظفين يجتمعون مع بعضهم البعض في مدينة الرياض، كل منهم يجب أن يكون في المقر الرئيسي بالرياض ليتمكنو من اتخاذ القرارات والمشاركة في العمل، بعضهم يسافر من مدينة جدة أو الدمام الى الرياض ليحضر الاجتماع الاسبوعي. أمر مرهق، وللأسف لا يمكن عمل الإجتماعات الطارئة لان الموظفين في المدن الاخرى يجب ان يتواجدو في الرياض لحضور الاجتماع.

في بعض الأحيان، يمكن أن يحضر خالد، المختص في أي تقنية الى الاجتماع عن طريق الهاتف، ولكن التكلفة عالية والإنتاجية غير جيدة لأنه لا يستطيع رؤية الرسوم البيانات أو المعلومات الخاصة بالإجتماع.

ايضا، في قديم الزمان كانت تلقي بعض الشركات المحاضرات، ودائرة الاستفادة منها قليلة جدا، والسبب في ذلك انها على مدى مدن. فالحضور من مدن أخرى يجب ان يقومو بالسفر الى المدينة التي تقام بها المحاضرة لحضورها او تضيع عليهم الفرصة اذا كانت الشركة لا تملك الميزانية لارسال موظفينها الى المحاضرة. ليس ذلك فقط، بعض الاحيان يكون الحضور مخصص للرجال فقط لعدم توفر اماكن للنساء، ويكون الحل اما تواجد تسجيل للمحاضرة يمكن مشاهدته في وقت لاحق أو اقامة محاضرة اخرى مخصصة للنساء.

مع الوقت حضر الانترنت، وقامت بعض الشركات بإستخدامه لزيادة الانتاجية والاستفادة منه في الاجتماعات. فمثلا، البعض استخدم برامج الدردشة المكتبية والبعض استخدم برامج الاتصال المرئي المكتبي ولكن لم يكن ذا فائدة كبيرة، فالانتاجية لم تزيد بشكل عالي. ايضا لم يتم حل مشاكل المحاضرات وايصالها الى الجميع، فتواجدت مشكلة عدم توفر اماكن شاغرة والحضور من مدن اخرى و حضور النساء.

اليوم تغيرت الصورة، فالاجتماعات والمحاضرات الافتراضية أصبحت حديث الساعة، يمكننا الان ان نكون متواجدين في محاضرة علمية ونحن في مكاتبنا أو منازلنا، ويمكننا الحضور الى الاجتماعات والمساهمة بها بشكل فعال من غير الحاجة الى التواجد في نفس قاعة الاجتماع.

اليوم يمكنك ان ترى اعضاء الاجتماع او حضور المحاضرة كما لو كانو متواجدين أمامك باستخدام تقنية سيسكو التواجد عن بعد وايضاً يمكنك ان تقوم بإلقاء محاضرة عدد حضورها يصل الى 3000 شخص بإستخدام تقنية سيسكو ويبكس وانت تستمتع بكوب قهوتك المفضل في منزلك.

اريد أن أطرح احد الامثلة التي نمر بها يوميا على مستوى الشركات، لنفرض ان شركة “أ ب ت” تريد تدريب موظفي المبيعات على كيفية الوقوف أمام العملاء وتقديم المنتجات والخدمات بشكل فعال. تعلم الشركة أن “أحمد عبدالله” الخبير في المبيعات متواجد حاليا في نيويورك، ولديه شروط معينة لتدريب موظفي اي شركة وهي كالتالي:

1. تتكفل الشركة بتذاكر السفر، ويشترط ان يكون الحجز على الدرجة الأولى ( التكلفة 20,000 ريال سعودي )
2. تتكفل الشركة بحجز الفندق ويشترط ان يكون الفندق 5 نجوم ( التكلفة 1000 ريال سعودي لليوم الواحد )
3. مدة التدريب أسبوع كامل ويكون في قاعة كبيرة. ( تكلفة حجز القاعة 50,000 للاسبوع الواحد )

بالأعلى هي فقط التكاليف المادية التي يجب على الشركة ان تقوم بدفعها لحضور “أحمد عبدالله” غير تكاليف التدريب التي يتقاضها المدرّب. ماذا لو كانت الشركة تريد ان يتواجد “أحمد عبدالله”4 مرات في السنة ؟! ستكون التكلفة السنوية تقريبا 300,000 ريال سعودي. ماذا لو تقوم الشركة بالتعاون مع أكثر من مدرب سنوياً ؟! اترك لك التخيل.

غير ذلك، توجد لدينا التكاليف الغير مادية، بالنسبة للشركة وبالنسبة للمدرب. مثلاً، تكاليف التخطيط والوقت الضائع بالنسبة للمدرب في الرحلة التي تستغرق أكثر من 10 ساعات وتكاليف الشركة التي تحتاج الى التخطيط لاتخاذ قرار وقت التدريب ومكانه و إعلام جميع الموظفين عن التدريب. هل تقتصر التكاليف الغير مادية على هذه النقاط ؟! بالطبع، لا واترك لك التخيل مرة اخرى.

ماذا لو استخدمت الشركة سيسكو ويبكس لهذا التدريب ؟! اول استفادة ستلاحظها هو تقليل التكاليف المادية بشكل كبير جدا، غير تقليل الوقت لإتخاذ القرار وتقليل تكاليف تقليل الوقت الضائع بالنسبة للمدرب وبالنسبة للشركة نفسها.

تقنية سيسكو ويبكس للاجتماعات

مثال اخر، وهذه المره على المستوى الشخصي. “سلطان” يهوى البرمجة، ويريد ان يقوم بالقاء محاضرات على الانترنت عن البرمجة. لديه خيار ان يقوم بإنشاء موقع على الانترنت ليقرأ الزوار مقالاته ويستفيد من اعلانات الموقع او ان يقوم بإلقاء محاضرات بالتعاون مع احد المعاهد لتوفير مكان القاء المحاضرة مع وضع رسوم للدخول. الحضور محدود لحجم قاعة المحاضرة، وللاسف لا يوجد مكان مخصص للنساء. ايضا ستكون المحاضرة في مدينة الرياض، لذلك سيكون مدى المحاضرة على المهتمين بالمحاضرة من مدينة الرياض فقط.

ماذا لو استخدم “سلطان” سيسكو ويبكس لالقاء محاضرته، يمكنه الحصول على التالي:

• الوصول الى عدد اكبر من الحضور يصل الى 3000 شخص، ولن يكون هناك عائق المدن. فالمحاضرة متوفرة لاي شخص حوال العالم يوجد لديه انترنت و متصفح للانترنت.
• امكانية الحضور من قبل الرجال والنساء.
• وضع رسوم لدخول المحاضرة “عن طريق نظام الدفع المتواجد مع سيسكو ويبكس”
• استخدام مساحة شرائح العرض للاعلانات قبل بدأ المحاضرة
• استخدام شرائح العرض و امكانية السماح للحضور بتحميلها
• التفاعل مع الحضور وامكانية تقسيمهم الى مجموعات للعصف الذهني
• استقبال الاسئلة والحوار مع الحضور
• توفير تسجيل للمحاضرة بعد الانتهاء منها كمرجع للحضور

لا تنحصر الفوائد على النقاط بالاعلى، بل يمكن تكييف واستخدام سيسكو ويبكس بأكثر من شكل وبأكثر من طريقة على حسب “مزاج” ملقي المحاضرة.

الاجتماعات والمحاضرات الافتراضية وصلت الى عهد جديد مع تطور الانترنت وتوفر الحلول البسيطة. يمكننا الان توفير الوقت، وتوفير التكاليف المادية، والحصول على عائد سريع للمصاريف. يمكننا الان حضور اي محاضرة حول العالم، لا يوجد اي عائق مكاني او زماني.

أمثلة على الاستفادة من استخدام سيسكو ويبكس:

• البث المباشر لجميع محاضرات سيسكو اكسبو السعودية 2009
• البث المباشر لديمو كامب الرياض
• البث المباشر للمؤتمر الدولي الاول للتعلم الالكتروني و التعليم عن بعد
• محاضرة تطوير و تصميم الويب
• محاضرة سوالف سوفت عن Google Adwords

4 Responses to “الاجتماعات و المحاضرات الافتراضية هي المستقبل”